Volkswagen Financial Services

System Integration & Portale Partner Custom per Volkswagen Financial Services

Introduzione

La chiave della Mobilità diventa digitale

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In settori complessi come l'automotive, l'assicurativo o il manufacturing, il profitto non si genera solo al momento della vendita, ma si coltiva nel ciclo di vita del cliente, spesso attraverso una rete di partner sul territorio (dealer, agenzie o salesman). La vera marginalità risiede nel Service, e la fidelizzazione del cliente è la metrica che conta. È questa la premessa strategica che ha dato vita al progetto PacMan per Volkswagen Financial Leasing GmbH.

Il progetto è un chiaro esempio del nostro servizio di sviluppo piattaforme web custom: la creazione di "PacMan" (acronimo di Pacchetti Manutenzione), una piattaforma web interamente custom, progettata per essere integrata nell'intranet aziendale. Il suo scopo: fornire alla rete di vendita, composta da concessionarie e officine autorizzate, uno strumento unico per la digitalizzazione dei processi aziendali e la commercializzazione di servizi, in questo caso i pacchetti di manutenzione programmata.

Per Volkswagen Leasing, questa non era una sfida da “connect the dots”. Non si trattava di collegare sistemi esistenti, ma di “design the dot”: progettare da zero l'asset strategico e il processo che sarebbero diventati il nuovo standard nazionale.

Questa è la missione della nostra BU Core Development & Engineering, specializzata nello sviluppo software enterprise e nella system integration: non fornire semplice software, ma progettare architetture solide che, attraverso l'integrazione di sistemi aziendali, diventano il motore della standardizzazione dei processi per i nostri partner.

Contesto: la necessità di fornire alla vasta rete di dealer del Gruppo Volkswagen uno strumento digitale unificato per gestire un processo di vendita cruciale per il business after-sales.
Sfida: integrare la nuova soluzione con numerosi sistemi informativi preesistenti e navigare le complessità operative di un ambiente corporate altamente strutturato.
Soluzione: la creazione di una piattaforma web "full custom" che privilegia la funzionalità impeccabile e la perfetta integrazione con i flussi di lavoro quotidiani dei dealer, garantendone l'adozione totale.

Questo documento analizza le fasi del progetto, dalle criticità iniziali alla soluzione implementata, dimostrando come un approccio pragmatico e focalizzato sull'integrazione di sistemi possa generare un valore strategico tangibile.

Il contesto

Potenziare la rete dei Dealer in un mercato strategico

Il mercato dell'after-sales è il cuore pulsante della redditività nel settore automotive. La marginalità, spesso limitata sulla vendita del singolo veicolo, trova un terreno fertile nella vendita continuativa di servizi, come i pacchetti di manutenzione. Fidelizzare il cliente attraverso un Service di alta qualità non è solo un'opzione, ma un obiettivo di business primario.

Volkswagen Financial Services aveva l'esigenza strategica di standardizzare e digitalizzare il processo di vendita di questi pacchetti attraverso la sua capillare rete di concessionarie e officine autorizzate. Il progetto è stato commissionato e guidato da Volkswagen Financial Services, ma i suoi utenti finali e veri beneficiari erano gli operatori della rete di vendita - coloro che si interfacciano quotidianamente con il cliente.

Il contesto tecnologico presentava un vincolo preciso e non negoziabile: la nuova piattaforma doveva inserirsi armonicamente all'interno dell'ecosistema intranet esistente del Gruppo Volkswagen. Questo significava non solo un'integrazione a livello di autenticazione, ma anche la capacità di dialogare con i sistemi informativi e i processi già consolidati, garantendo continuità operativa e coerenza con l'ambiente di lavoro dei dealer.

Questa situazione di partenza ha definito il perimetro di una sfida che andava ben oltre il semplice sviluppo software.

La sfida

Efficienza, Integrazione e Autonomia

La sfida principale del progetto PacMan non era meramente tecnologica, ma consisteva nel creare una soluzione che rispondesse a complesse esigenze operative, di integrazione e di business. L'ambizione era chiara: sviluppare una piattaforma web talmente funzionale e integrata da diventare l'unico e insostituibile strumento per la vendita dei pacchetti di manutenzione da parte dei dealer, garantendo al contempo una crescente autonomia gestionale al team interno di Volkswagen.

La sfida non era creare un sito web, ma ingegnerizzare un hub di system integration enterprise. La nostra BU Core Development & Engineering è stata chiamata a gestire la massima complessità:

Integrazione di Sistemi Eterogenei: orchestrare l'autenticazione (tramite lo sviluppo di applicazioni intranet aziendali), servizi di terze parti e integrazione di flussi SFTP.

Sviluppo software su misura: creare una logica di business "full custom" capace di gestire un processo critico senza errori.

Integrazione gateway di pagamento: gestire due diversi gateway di pagamento, inclusa la complessità di risposte asincrone per i pagamenti mensilizzati, garantendo sempre la coerenza del dato.

Il team

Competenza verticale e approccio pragmatico

l successo del progetto di integrazione per Volkswagen Financial Services è stato il risultato di una rigorosa governance metodologica e di un'esecuzione chirurgica, basata sulla competenza verticale e su ruoli di leadership ben definiti.
Abbiamo istituito un Nucleo Operativo Strategico e Agile composto da figure di alta specializzazione, deputate a garantire la massima efficienza e l'allineamento continuo con le esigenze del cliente:

Il Project Manager (PM) / Scrum Master: questa figura ha assunto la piena ownership della Gestione Agile, facilitando i processi decisionali, proteggendo la delivery da frizioni esterne e assicurando che la roadmap del progetto restasse costantemente allineata ai risultati di business attesi da Volkswagen Financial Services
L'Architetto Tecnico Integratore: ha definito l'architettura end-to-end, stabilito gli standard tecnici e fornito la direzione strategica per le soluzioni di integrazione.
Lo Sviluppatore Full-Stack Senior: è stato la risorsa operativa di eccellenza, con proprietà totale (end-to-end ownership) dell'intero stack applicativo, dal front-end all'orchestrazione delle integrazioni back-end.

Questa configurazione altamente focalizzata ha premiato il pragmatismo e la profonda responsabilità (ownership), dimostrando che la complessità dei sistemi viene gestita in modo più efficace e agile attraverso una combinazione di gestione metodologica (PM) e massima competenza verticale (Architetto/Sviluppatore), superando i limiti della dimensione numerica del team.

L'approccio è stato guidato da una scelta strategica e pragmatica: privilegiare la funzionalità impeccabile e un'integrazione a prova di errore. Invece di imporre un nuovo design language, il team ha fatto una scelta critica: sfruttare il framework cognitivo esistente dei dealer. L'interfaccia di PacMan è stata volutamente progettata non per essere imparata, ma per essere riconosciuta all'istante, eliminando così la più grande barriera all'adozione di software aziendali: l'attrito dell'utente.

Questo progetto è una dimostrazione concreta delle nostre competenze "core" nell'ambito della system integration, dove la tecnologia non è il fine, ma il mezzo per risolvere problemi di business complessi e creare soluzioni affidabili e durature.

Enrico Ferriani

Project Manager

Lorenzo Bonfanti

Digital Product Designer

Alessandro Bellesia

CTO

Tommaso Segna

Full Stack Web Developer

L'analisi

Priorità all'esperienza utente del Dealer

In questo progetto, il concetto di "User Experience" è stato declinato in modo specifico. L'analisi non si è concentrata sul cliente finale che acquista il pacchetto di manutenzione, ma sull'utente professionale: l'operatore del Service Partner. L'obiettivo primario era ottimizzare il suo flusso di lavoro quotidiano, rendendolo più rapido, semplice e privo di errori.

Il nostro lavoro di analisi è consistito principalmente nel mappare il flusso operativo esistente dei Service Partner.

Quando in Eight Wave parliamo di “Design” non intendiamo meramente estetica, ma “Progettazione Intenzionale”. La vera sfida non era l'interfaccia, ma l'adozione immediata da parte di centinaia di Service Partner.

La nostra BU Core Development, applicando i principi del Systems Design e dell'Experience Design, ha preso una decisione strategica: replicare l'ambiente intranet esistente.

Non è stata una mancanza di creatività: è stata una scelta ingegneristica precisa per progettare l'assenza di attrito. Eliminando la curva di apprendimento, abbiamo garantito la “Performance” al di là dell'estetica fine a sé stessa, garantendo il successo del progetto.

Il valore strategico di questa scelta è stato immenso:

Eliminazione della curva di apprendimento: gli operatori si sono trovati immediatamente a proprio agio, riconoscendo schemi e logiche già note.
Massimizzazione dell'efficienza operativa: la familiarità dell'interfaccia ha permesso di ridurre i tempi di esecuzione e minimizzare gli errori.
Adozione totale e immediata: la piattaforma è stata percepita non come un nuovo software da imparare, ma come un'estensione naturale degli strumenti già in uso.

Il nostro intervento, inoltre, è andato oltre lo sviluppo software. Abbiamo affiancato Volkswagen Financial Services nella creazione di una documentazione di processo completa, che includeva guide operative dettagliate e una sezione FAQ per rispondere alle domande più frequenti. Questo ha permesso di fornire a Volkswagen Financial Services e alla sua rete uno strumento di conoscenza chiaro e strutturato, abilitando una maggiore autonomia nella gestione quotidiana della piattaforma.

La soluzione

"PacMan", un ecosistema integrato su misura

PacMan non è un semplice software, ma un hub operativo che orchestra un processo di business complesso. È la dimostrazione di come una tecnologia ben progettata possa diventare un asset strategico, capace di standardizzare le operazioni e rafforzare il rapporto tra l'azienda, la sua rete di vendita e il cliente finale. La soluzione finale è una piattaforma web custom che guida passo dopo passo l'operatore del dealer attraverso l'intero processo di vendita dei pacchetti di manutenzione.

Di seguito, i cinque aspetti qualificanti che definiscono il valore della soluzione:

Integrazione profonda e orchestrazione dei dati: una Piattaforma di System Integration su misura, PacMan funge da regista digitale. È il risultato di una integrazione di sistemi aziendali profonda, che orchestra un processo multi-attore. Con ogni operazione, processa un flusso di dati invisibile all'utente: verifica l'identità del dealer tramite i servizi intranet, interroga un servizio di Terze Parti per "evocare" i dati del veicolo, importa le offerte commerciali da un server SFTP, gestisce le transazioni attraverso due gateway di pagamento, e infine consegna il contratto finalizzato all’ERP aziendale.

Flusso operativo guidato e intuitivo: il processo all'interno del tool è stato disegnato per la massima efficienza. L'operatore viene guidato attraverso passaggi chiari e sequenziali: identificazione del veicolo tramite targa o telaio, inserimento del chilometraggio, selezione del pacchetto di manutenzione, inserimento dei dati del cliente e invio di una proposta via email, che il cliente deve confermare tramite un link dedicato prima di essere reindirizzato al portale di pagamento.

Un progetto in continua evoluzione: il successo di PacMan ha gettato le basi per una partnership solida e a lungo termine. Sono già pianificati un refactoring dell'interfaccia utente, per allinearla ai nuovi standard di design, e lo sviluppo di un ambiente di back-office dedicato. Quest'ultimo sviluppo è fondamentale per rendere il team Volkswagen Financial Services sempre più autonomo. La roadmap evolutiva include anche una razionalizzazione dell'architettura di pagamento, con l'obiettivo di consolidare entro breve tutte le transazioni, sia uniche che mensilizzati su un unico gateway di pagamento semplificando ulteriormente la gestione.

Documentazione e supporto come parte della delivery: la nostra fornitura non si è limitata al codice. Abbiamo consegnato una documentazione completa del processo, un valore aggiunto che abilita il cliente a gestire internamente la conoscenza e a formare in autonomia le nuove risorse, riducendo la dipendenza da fornitori esterni.

Risultati misurabili: adozione totale. Sebbene i dati di vendita specifici siano riservati, il Key Performance Indicator (KPI) più significativo del successo del progetto è stato pienamente raggiunto: il 100% di adozione da parte della rete. Questo risultato è la prova oggettiva che la nostra progettazione ingegneristica e la nostra strategia di Systems Design hanno funzionato. Abbiamo trasformato PacMan nell'unico, indispensabile canale per questo processo di business, generando valore strategico tangibile.

In conclusione, il progetto PacMan è un esempio emblematico della nostra esperienza come società di system integration. Dimostra la nostra capacità di realizzare un portale partner (o portale dealer) custom che, attraverso una profonda integrazione di sistemi, genera valore strategico misurabile per grandi clienti corporate che devono gestire reti di vendita complesse.

Il metodo che ha portato al 100% di adozione

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Il successo di PacMan non è casuale: è il risultato della nostra System Integration Enterprise e di un approccio metodologico che pone l'esperienza dell'utente professionale (dealer) al centro. La nostra BU Core Development non fornisce software, ma progetta architetture solide per la standardizzazione dei processi. Se devi gestire reti complesse e integrare sistemi eterogenei, il nostro team è pronto a progettare la tua soluzione custom, garantendone l'adozione e l'efficienza.

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